疫苗接種類使用BookNow預約系統實例

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首先,在BookNow註冊您的專屬預約網站。註冊過程很簡單,先取好您預約網址的名稱,假設您取 mystore, 那麼 mystore.booknow.com.tw 將會是您的預約網址。「預約系統的用途」請選擇「疫苗接種、快篩檢驗等類別」。註冊完成後約一分鐘,您的預約網站就會立即生效。接下來您可以登入後台的「店家管理」頁面繼續其他的設定,讓您的首頁更出色和吸引人。

填寫網頁的宣傳文字和首頁圖片

選擇您想要的首頁版型,然後填寫說明文字,讓客戶了解預約疫苗接種服務的規定和方法。您可以上傳自己的logo圖檔和有特色的圖檔作為首頁的背景圖。
操作步驟:「店家管理」->「首頁內容&設計」。

設定服務項目

接下來您需要設定要提供給客戶預約的服務項目。
操作步驟:「店家管理」->「服務項目」。

當您完成註冊時系統會預設一個「服務項目1」的服務,您可以直接修改這個項目的名稱和服務內容或先新增一個服務項目,然後將「服務項目1」刪除。

如果您提供多種服務項目並且需要分類,請進入「服務類別管理」,建立您要提供的類別。完成後,在設定服務項目時就可以指定所屬的分類。
注意:您至少需要有兩個服務類別,預約首頁才會出現服務分類讓客戶選擇。

如果您的服務項目不需分類,可以不用建立服務類別。
設定服務項目時,除了填寫宣傳文字,也可以上傳圖檔,增加吸客能力。

假設您要在「疫苗接種」類建立二個服務項目「Moderna疫苗接種」和「AZ疫苗接種」,每天接受預約時間為08:00到20:00,並且不接受當日預約。設定的方式如下:

進入「服務項目」的編輯畫面,填妥說明文字和上傳圖檔(如果有相關的圖檔)。

  1. 服務性質:選「疫苗接種、快篩檢驗類」。
  2. 允許預約當天的時段:不啟用。
  3. 同一時段最多預約人數、每日最多預約人數:依您的情況,填入數字。
  4. 限定每日接受預約的時間:啟用,並填入接受預約時間。
  5. 開放對象:不限。

「開放對象」:您可以設定不限對象或僅限名單上的人員才可以預約這個服務。如果您設定「限名單上的人員」,則必須使用「可預約名單管理」功能建立可預約人員的名單。

如果您有多個分院提供相同的服務,由於每個分院的疫苗數量或檢驗能量不同,請針對不同的分院個別建立相同的服務項目,項目名稱可以完全相同,只要在備註欄加以區別即可。

如果您需要逐日或針對某些日子設定有別於此處設定的每日最多預約人數,可以使用「特別日預約數量設定」功能設定這些日子的人數。

接下來在「疫苗殘劑接種」類建立二個服務項目「Moderna疫苗殘劑接種」和「AZ疫苗殘劑接種」,每天接受預約時間為10:00到15:00,並且只接受當日預約。設定的方式如下:

  1. 服務性質:選「疫苗接種、快篩檢驗類」。
  2. 僅限預約當天的時段:啟用。
  3. 同一時段最多預約人數、每日最多預約人數:依您的情況,填入數字。
  4. 限定每日接受預約的時間:啟用,並填入接受預約時間。
  5. 開放對象:不限。

設定服務時間

如果您希望客戶依您預訂的時間報到,例如接種疫苗需要1.5小時,您希望客戶09:00, 10:30, 14:00, 15:30這些時段報到,您可以針對這些服務項目設定您擬定的服務時間。

接下來,開啟「時間設定」的「服務項目」頁面。服務項目選擇「Moderna疫苗接種」,然後設定提供服務的時段。

這樣客戶就只能預約您擬定的時段,而不會出現如 09:30-11:00 這樣的預約情形。如果您有多個服務項目需要重複的相同時段設定,您可以先建立自訂的服務時間範本,設定時只要套用該時間範本即可。

依同樣方式您可以設定其他服務項目提供服務的時間。

如果您的醫療單位不是每個工作天都能提供疫苗施打,而是需要視主管機關是否配送而定,這種情況下,您可以任選下列方式其中一種關閉特定日子的預約:
1). 使用「特別日預約數量設定」功能將這些日子的每天最多預約人數設成 0,或
2). 開啟「時間設定」的「服務項目」頁面,按「特別日時間設定」頁籤,按要關閉預約的日子,進入後關閉服務,儲存設定。
如果您是使用「特別日」的方式關閉特定日子的服務,您可以選擇「店家營業時間」針對整個醫療單位的所有服務作設定,也可以只針對特定的服務項目作設定。

管理可預約名單

如果您的服務項目設定開放對象為「限名單上的人員」,那麼您就需要使用這個功能事先將符合資格的人員逐筆登錄或使用Excel檔匯入到可預約名單。

若要使用檔案匯入方式,您的Excel檔 (.xlsx或.xls)需包含下面欄位資料,欄位第一列的標題須使用系統限定的關鍵字:
[NAME]: 姓名。(必填)
[ID]: 身份證件字號, 國民身份證或居留證的字號。(必填)
[NO]: 員工編號。
[BIRTHDAY]: 生日月日(如618表示6月18日出生)。
[START]: 可開始預約日期 (格式為 yyyy/MM/dd, 如 2021/07/15)。(必填)
[END]: 預約截止日期 (格式為 yyyy/MM/dd, 如 2021/07/18)。(必填)
[REMARKS]: 備註。

最後幾個小步驟

如果您希望在客戶預約之前顯示一些注意事項和規定,您可以使用「設定」的「其他設定」功能達成此目的。
操作步驟:「設定」->「其他設定」。
啟用「預約前顯示注意事項說明」項目,接著填入您打算顯示的文字說明,完成後按「儲存修改」即可。
如果您希望客戶只能預約三天內的時段,請將「服務多久前才開始接受預約」設成三天。

大功告成!

您自己專屬的預約網站已經設定完成,客戶已經可以用手機、平板或筆電24H預約您的服務了!記得在社群網站粉絲頁加入預約連結,客戶會更容易預約您的服務。

如有任何操作問題,歡迎來信至 support@booknow.com.tw 或是連上支援中心,我們將有專人協助您。